شنبه صبح از خواب بیدار می‌شوید و با فهرستی از وظایفی که باید در این هفته انجام دهید روبهرو می‌شوید در روز اول برنامه‌تان آن طور که مورد نظرتان بوده است پیش نرفته است و به تبع وظایف روز شنبه را در روزهای ادامه هفته خود پخش می‌کنید؛ با این وجود در آخر هفته وقتی به خود می‌آیید متوجه می‌شوید که هیچ یک (یا میزان کمی) از وظایف هفته خود را به انجام نرسانده‌اید و مهم‌تر آن که تکرار این روند با گذشت زمان باعث کاهش انگیزه شما می‌شود.
اما چگونه می‌توانیم بهره‌وری خود را در انجام وظایفان افزایش دهیم؟ فارغ از روش‌های برنامه ریزی موجود برخی نکات وجود دارند که با رعایت این نکات می‌توانید راحت‌تر از عهده وظایف هفتگی خود برآیید، انگیزه خود را افزایش داده و یا از تمرکز خود بهترین بهره‌وری را داشته باشید. همراه ما باشید.
۱- یک برنامه صبحگاهی روزمره می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد
“ابتدا سخت‌ترین کار خود را انجام دهید.” “تمام اراده خود را جمع کنید و کاری که نمی‌خواهید را انجام دهید.” هر کدام از ما این جملات را بارها و بارها شنیده‌ایم اما این کارها هیچ وقت نمی‌توانند کسی را از چرخه‌ای که در مقدمه گفته شد خارج کنند. به جای اینکار برنامه‌ی روزانه صبحگاهی تنظیم کنید تا شما را به سوی وظایفی که باید انجام دهید سوق دهد.
لزومی ندارد که این سخت‌ترین کار باشد بلکه باید وظیفهای باشد که باید در آن زمان انجام شود. به عنوان نمونه: درست کردن یک لیوان قهوه و خوردن صبحانه و سپس باز کردن برنامه یا دفترچه فهرست وظایف (فهرستی که در آن برنامه‌ی هفتگی یا ماهانه خود را در آن یادداشت کرده‌اید. اگر اکنون چنین برنامه‌ای ندارید در اسرع وقت حتماً چنین برنامه‌ای تهیه کنید.) و تمرکز بر روی وظایف منطبق بر اهداف.
در ادامه وظایفتان را براساس اهمیتشان مرتب کنید. و ابزارها و شرایط لازم برای انجام آن‌ها را فراهم کنید. نرم‌افزار Microsoft To-Do می‌تواند شما را در این زمینه یاری کند. یکی از ابزارهایی که می‌تواند شما را در زمینه اولویت بندی وظایف یاری کند ماتریس آیزنهاور است؛ ماتریس آیزنهاور طورکلی از چهار بخش تشکیل شده است و شما می‌توانید از آن در برنامه ریزی ماهانه هفتگی یا روزانه خود استفاده کنید در اینفوگرافیک زیر نمونه‌ای از ماتریس آیزنهاور را مشاهده می‌کنید که کاملاً معرف این ابزار است.
سعی کنید این برنامه روزمره را تبدیل به یک عادت کنید و برای اینکار می‌توانید با کارهای ساده مثلاً درست کردن قهوه که در مثال بالا آمده است شروع کنید و در نهایت وظایفی را که باید تا انتهای روز به اتمام برسانید مشخص کنید.
۲- کارهای غیرضروری خود را در زمان مناسب انجام دهید
ثبت خرج و مخارج، تمیز کردن میز کار، اسکن پرونده‌ها و یا مرتب کردن صندوق ورودی ایمیل همه و همه کارهایی هستند که باید انجام شوند. آیا فکر می‌کنید این کارها ارزش ندارند و یا کسی شما را متقاعد کرده که این کارها بی‌ارزش هستند. آیا گمان می‌کنید این کارها به شما حس فعال بودن می‌دهد اما در اصل شما وظایف خود را انجام نداده‌اید؟ اگر اینگونه فکر می‌کنید باید بدانید که در اشتباه هستید.
قبل از هر چیز باید بدانید که این وظایف نیز ارزشمند هستند و هرچند که درمقایسه با وظایف بزرگ و اصلی شما ارزش کمتری دارند اما ارزش آن‌ها صفر نیست. به عنوان مثال شما باید گزارش‌های امور مالی را که مسئولیتش بر عهده شما گذاشته شده است را انجام دهید و شما در برابر همکاران‌تان متعهد هستید که این امور را سر وقت انجام دهید؛ در مقابل با صندوق ایمیل خود روبهرو هستید که پر از ایمیل‌های خوانده نشده است.
درست است که چک کردن صندوق ایمیل تاحدودی وقت شما را می‌گیرد اما در مقابل دیگر فهرستی از ایمیل‌های خوانده نشده در مقابل چشمانتان قرار ندارد که تمرکز شما را برهم بزند.
همچنین مدیریت انجام چنین وظایفی در زمان مناسب یکی از بهترین استراتژی‌های مدیریت زمان است. همه‌ی ما در طول هفته در برخی از زمان‌ها تمرکز داشته و در برخی مواقع اصلاً نمی‌توانیم متمرکز شویم. تهیه گزارش مالی به تمرکز زیادی احتیاج ندارد بنابراین بهتر است این کار به زمانی که تمرکز کمتری دارید اختصاص دهید. نمونه دیگری از این اختصاص زمان به امور کم اهمیت و یا اموری که به تمرکز کمتری نیاز دارند آب دادن گل‌ها یا تشکیل پرونده در بعد از ظهر جمعه است.
۳- از تکنیک سس ایتالیایی برای افزایش بهره‌وری خود استفاده کنید
برای همه‌ی ما پیش آمده که در برخی زمان‌ها ملزم به انجام وظیفهای بودیم اما هر چه با خود کلنجار می‌رفتیم نمی‌توانستیم شروع به کار کنیم یا به عبارت دیگر انگیزه کافی برای شروع و انجام آن کار را نداشته‌ایم؛ شما در این مواقع چکاری انجام می‌دهید؟ من همیشه در اینگونه موارد از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنم.
تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند تا به‌سرعت انگیزه خود را افزایش دهید. نام این تکنیک برگرفته از نام یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی است که برای آماده سازی آن ۲۵ دقیقه زمان نیاز است؛ شاید الان تاحدودی به روش کار این تکنیک پی برده باشید؛ پومودورو توسط Francesco Cirillo نویسنده و مشاور دانشگاهی در اواخر دهه ۸۰ میلادی معرفی شد و بعداً این روش را در کتابی با همین نام تجاری شرح داد.
روش پومودورو به این صورت است که شما ۲۵ دقیق زمان برای انجام کار خود در نظر می‌گیرید و در این مدت شروع به انجام کار خود می‌کنید و در پایان این مدت چیزی در حدود ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می‌کنید.
مجدداً ۲۵ دقیقه روی کار خود تمرکز کنید و در آخر دوباره استراحت کنید. این روال را ادامه دهید و به مرور زمان استراحت خود را افزایش دهید. چیریلو معتقد است که بهترین تقسیم‌بندی زمانی که می‌توان داشت تقسیم‌بندی ۲۵ دقیقه‌ای است و استراحتی که در این بین انجام می‌دهید مغزتان را برای فعالیت مجدد آماده می‌کند.
دفعه‌ی دیگر که انگیزه کافی برای شروع امور خود را نداشتید فقط ۲۵ دقیقه بر روی آن کار تمرکز کنید و آن را انجام دهید و خواهید دید که انگیزه‌ی شما به تدریج افزایش می‌یابد. برای انجام این تکنیک به تایمر یا کرنومتر نیازی ندارید و به جای آن‌ها می‌توانید از اپلیکیشن یا اکستنشن مرورگری که برای این تکنیک طراحی شده است استفاده کنید.
من به شما افزونه Strict Workflow را پیشنهاد می‌کنم؛ این افزونه یا اکستنشن از تکنیک پومودورو الهام گرفته است می‌تواند بهره‌وری شما را در طول انجام وظایف افزایش دهد از جمله قابلیت‌های کاربردی این اکستنشن امکان مسدودسازی وبسایت‌های اجتماعی نظیرPinterest ،Twitter و غیره است که در طول این فرآیند به شما کمک زیادی خواهند کرد.
۴- قرارهای ملاقات خود را به زمان‌هایی که در آن انرژی کمتری دارید اختصاص دهید
بدترین روش برنامه‌ریزی برای قرارهای ملاقات و یا جلسات این است که هر زمان خالی که در طول روز پیدا کرده‌اید به آن‌ها اختصاص دهید. تمام ساعت‌های روز با هم برابر نیستند. در بعضی از این ساعت‌ها شما انرژی، تمرکز و انگیزه زیادی دارید، بنابراین نباید این زمان‌ها را صرف اینگونه کارها کرد. در نتیجه باید در طول روز از این ساعت‌ها محافظت کرده و کارهای سنگین خود را در چنین زمان‌هایی انجام دهید. به جای اینکه ساعت‌های آزاد روزانه خود را به قرارهای ملاقات تخصیص دهید، زمان‌های خالی و آزاد خود را شناسایی کنید و به این قرارها اختصاص دهید.
افراد کمی بر قرارهای ملاقاتشان تسلط کامل را دارند. برای مثال ممکن است با کارفرمای خود جلسه‌ای داشته باشید و احتمالاً نمی‌توانید زمان آن را تغییر دهید. اما بطورکلی مواقعی که بر تعیین زمان ملاقات خود تسلط دارید و یا حتی زمانیکه کسی از شما می‌پرسد: چه زمانی آزاد هستید؟ فقط زمان‌هایی که در توان فعالیتی پایینی دارید را به شخص مورد نظر اختصاص دهید. به این ترتیب زمان‌هایی را که توان بالایی دارید را برای کارهای مهم‌تر و یا سخت‌تر ذخیره می‌کنید.
این نکته بسیار شبیه این جمله است که می‌گوید برخی از ساعت‌های روزانه خود را به کارهایی که به تمرکز بیشتر دارند اختصاص دهید با این تفاوت که بسیاری از افراد این زمان‌ها را در نظر نمی‌گیرند اما با اختصاص دادن زمان‌هایی که در سطح انرژی پایین‌تری قرار دارید به این جلسات می‌توانید از زمان‌های پرانرژی خود بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
۵- نکات سودمندی که برایتان کار نمی‌کنند را دور بریزید
انسان‌های زیادی روی زمین زندگی می‌کنند و هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید چقدر شبیه به دیگری و چقدر متفاوت با افراد دیگر است. اینکه چه چیزی به ما کمک می‌کند تا متمرکز شویم، انگیزه خود را افزایش دهیم و یا احساس حقارت کنیم برای افراد مختلف خاص و متفاوت است. ما می‌توانیم از منابع متعدد موجود استفاده کنیم تا با نکات و روش‌هایی که اکثر افراد از آن‌ها برای بهره‌وری بیشتر استفاده می‌کنند آشنا شوید اما ما هیچگاه نخواهیم فهمید که کدامیک از این نکات برای ما کار می‌کنند مگر اینکه آن‌ها را امتحان کنیم.
Monique Valcour مسئول اجرایی و یکی از شرکت کننده‌های جلسات کسب و کار دانشگاه هاروارد، مقاله‌ای شفاف و کاربردی برای کسانی که از روش‌های بهبود بهره‌وری متنفر هستند نوشته است که می‌تواند برای همه افراد مفید باشد. این مقاله برای افرادی است که با نگاه به درون خود و اهدافشان انگیزه می‌گیرند و نه با نگاه به فهرست کارهای روزمره. این موضوع برای کسانی صادق است که برای مثال نمی‌توانند با سیستم پومودورو ارتباط برقرار کنند و ترجیح می‌دهند کارهایشان را براساس سررسید مورد نظر خودشان انجام دهند و اینگونه احساس پیشرفت بیشتری می‌کنند.
بنابراین از امروز تمام نکاتی را که برای افزایش بهره‌وریتان از آن‌ها استفاده می‌کنید اما نتیجه‌ای نمی‌گیرید را کنار بگذارید. تمامی نکاتو استراتژی‌های بهره‌وری را که با آن‌ها آشنا می‌شوید را امتحان کنید و اگر دیدید آن‌ها مناسب شخصیتتان نیستند آن‌ها را دور بریزید. خیالتان راحت باشد این نکات و روش‌ها هیچگاه تمام نخواهند شد. اگر برخی از آن‌ها برای شما کار نمی‌کنند، احساس شکست نکنید فقط روی آن‌هایی که برایتان مفید بوده‌اند تمرکز کنید.
آیا تاکنون از نکات و روش‌های بالا استفاده کرده‌اید؟ شما از چه روش‌هایی برای افزایش بهره‌وری و انجام وظایف خود استفاده می‌کنید؟ لطفاً تجربه خود در خصوص سوالات بالا و موضوع مقاله را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
راستی برای اطلاع پیدا کردن از آخرین مطالب ما می‌توانید در کانال تلگرام چ‌یاب عضو شوید.
