ماتریس آیزنهاور راه حلی است برای افرادی که در مدیریت زمان و اولویت بندی تسکهای روزانه، عملکرد خوبی ندارند. در این مقاله قصد دارم روش مدیریت زمان آیزنهاور را آموزش دهم. با من همراه باشید:
مخترع ماتریس آیزنـهاور
نام این روش از نام مخترع آن Dwight David Eisenhower قرض گرفته شده است. آیزنهاور یک ژنرال ارتش آمریکا بود که از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به عنوان رئیس جمهور آمریکا فعالیت میکرد. در طول جنگ جهانی دوم، آیزنهاور به عنوان یک ژنرال عالی رتبه در ارتش خدمت میکرد و مسئولیت طراحی استراتژی حمله به اروپا بر عهده او بود.
حالا با دانستن شغل او قطعا متوجه شدهاید که چرا نظم و مدیریت زمان برای این فرد دغدغه بودهاست!؟ افراد نظامی همیشه به نظم و زمانبندی دقیق معروف هستند. پس در این مقاله زمانبندی را از یک ژنرال ارتش یاد خواهیم گرفت!
آیزنهاور هر روز وقت زیادی را صرف این میکرد که کارهای مهم آن روز را از هزاران کاری که در طول روز میشود انجام داد، تفکیک کند. در نهایت تلاش و تمرکز مداوم آن باعث خلق روش ماتریکس آیزنهاور شد که امروزه به ما کمک میکند تا کارهایمان را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنیم.
چطور از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
ماتریس آیزنهاور، که با نامهای جعبه آیزنهاور و ماتریس تصمیمگیری آیزنهاور نیز شناخته میشود، روشی آسان و در عین حال پربازده برای اولویت بندی و مدیریت زمان و کارهایی است که انجام دادن آنها بر عهده شماست.
در این روش شما باید تمام کارهایتان را در چهار گروه دسته بندی کنید. در دسته اول کارهایی قرار میگیرند که نه مهم هستند نه فوری. این کارها را باید کنار بگذارید چون انجام دادن آنها صرفا وقت شما را میگیرد و شما را به هدفتان نزدیکتر که نمیکند هیچ، بلکه دورتر هم میکند. پس سه دسته میماند که باید به آنها رسیدگی کنید.
به تصویر زیر نگاه کنید.
- دسته اول که با رنگ سبز نشان داده شدهاند، کارهایی هستند که هم مهم(important) هستند هم فوری(urgent). این کارها بالاترین سطح اولویت را دارند و شما باید در روز، تمرکز اصلیتان بر انجام کارهای این گروه، در اسرع وقت(اکثرا همان روز) باشد.
- دسته دوم که با رنگ آبی نشان داده شدهاند، کارهایی هستند که مهم(important) هستند اما فوری(urgentnot ) نیستند. غالب این کارها، اهداف بلند مدت شما هستند که هرچند باید انجام بشوند اما فعلا محدودیتی در تاریخ انجام ندارند.
شاید فکر کنید چون زمان زیادی برای انجام این گروه دارید، میتوانید انجام آنها را به تعویق بیاندازید. اما باید به شما هشدار بدهم که این کار باعث میشود به اهداف بلند مدتان نرسید و در طولانی مدت برنامه زندگی شما بهم میخورد( هر چند شاید در لحظه بهتان سخت نگذرد). پس باید چهکار کنید؟ باید بلافاصله بعد از انجام کارهای گروه اول، برای پیشرفت کارهایتان در این گروه، تلاش کنید.
- دسته سوم که با رنگ قرمز نشان داده شدهاند، کارهایی هستند که مهم(not important) نیستند اما فوری(urgent ) هستند. این دسته کارها همانهایی هستند که شما میتوانید برای انجامشان از دیگران کمک بگیرید. با توجه به نوع کار میتوانید روی افراد حرفهای یا آماتور حساب باز کنید. هر چند اگر بعد از انجام کارهای دو گروه اول، وقت اضافه داشتید، میتوانید برای انجام کارهای این گروه نیز خودتان شخصا اقدام کنید.
- دسته چهارم که با رنگ خاکستری نشان داده شدهاند، کارهایی هستند که نه مهم(not important) هستند نه فوری(urgentnot ). همانطور که در ابتدای بحث نیز به آن اشاره کردم شما باید این کارها را از برنامه روزانهتان حذف کنید. کاری که نه اهمیت دارد نه فوریت، صرفا وقت شما را تلف میکند.
دسته اول
دسته اول همان کارهایی هستد که حتما باید در اسرع وقت انجام شوند. به تعویق انداختن کارهای این گروه قطعا عواقب منفی به دنبال خواهد داشت. برای مثال اگر پروژهای که ددلاین مشخصی دارد را بعدا ارسال کنید، کارفرما/ استاد پروژه را قبول نمیکند یا با کسر نمره/ دستمزد آن را از شما قبول میکند که در هر صورت شما ضرر زیادی را متحمل میشوید. مثال بعدی تمدید بیمه خودروتان است. اگر به موقع آن را تمدید نکنید و بیمه خودرو شما منقضی شده باشد، در صورت بروز هرگونه حادثه شما چندین برابر ضرر خواهید کرد.
پس لطفا لطفا لطفا کارهای این گروه را پشت گوش نیندازید. البته باید بدانید کارهای این دسته از ماتریس آیزنهاور، معمولا وقتگیرترین و سختترین کارهایی هستند که شما باید در طول روز انجام دهید. اما باید این نوید را به شما بدهم که با انجام این کارها غول مرحله آخر را همان ابتدا ضربه فنی کردهاید و باقی روز را میتوانید با خاطری آسوده بگذرانید.
طبق کتاب غورباقهات را قورت بده، شما با انجام هر کدام از تسکهای این گروه انرژی مظاعفی پیدا میکنید برای تکمیل کردن تسک بعدی. این انرژی حاصل انجام دادن تسک نیست، چون همانطور که عرض کردم تسکها سخت و وقتگیر هستند. بلکه انرژی حاصل از غرور و عزت نفسی است که بعد از انجام یک تسک سخت پیدا میکنید.
دسته دوم
همانطور که گفتیم کارهایی که در این گروه قرار میگیرند، مهم هستند اما فوریت کمتری دارند. افرادی که به خوبی وقتشان را مدیریت میکنند، کمتر کاری را بدون برنامه رها میکنند. به همین خاطر بسیاری از کارهایشان را در این گروه دسته بندی میکنند.
با این روش میتوانند به مرور کارهای مهمشان را انجام دهند و وقتی موعد نهایی آن کار سر رسید، بدون استرس کار را جمع بندی و تحویل دهند.
در نهایت باید توجه داشته باشید، فوری نبودن تسکهای این گروه به این معنی نیست که مهلت واقعی ندارند! بلکه ممکن است مهلت آنها در انتهای هفته جاری، ماه جاری یا ۵ سال بعد باشد! نوشتن پایان نامه میتواند مثال خوبی برای این گروه باشد.
شما باید به صورت روزانه یا هفتگی زمانی را برای انجام کارهای این گروه در نظر بگیرید تا در موعد مقرر بتوانید کار را تحویل دهید. غالب کارهای این گروه این قابلیت را ندارند که یک شبه انجام شوند، پس مواظب باشید در دردسر نیوفتید!
دسته سوم
این جا داشتن روحیه کار تیمی و تیم خوب، مطرح میشود. کارهای این گروه را میتوانید خودتان انجام دهید اما با برون سپاری آن میتوانید ضمن انجام کار گروهی، از تجربیات یک متخصص بهره بگیرید. همچنین میتوانید زمان بیشتری برای خودتان بخرید تا کارهای گروه اول و دوم را انجام دهید.
تایپ و ویراستاری پایاننامه میتواند مثال خوبی برای این گروه باشد. فراموش نکنید برون سپاری به معنی رها کردن نیست. شما باید روند انجام این کارها را از طریق تلفن، ایمیل، جلسات هفتگی یا ماهانه پیگیری کنید تا در صورت وجود هر گونه خطا آن را اصلاح کنید.
اگر شما روند انجام کار را رها کنید ممکن است در موعد مقرر متوجه شوید کار با نقصی روبهرو است اما زمانی نیز برای اصلاح باقی نماند است.
دسته چهارم
این گروه به شما کمک میکند تا عادتهای بدی را که اساسا چیزی جز اتلاف وقت نیستند را از برنامه زندگیتان حذف کنید. گشت و گذار در سوشال مدیاها بدون هیچ هدفی، میتواند مثال خوبی از این گروه باشد.
هر چند پاسخ دادن به ایمیلها یا چتهایتان امری ناگزیر هستند. میتوانید برای این کارها ساعت مشخص و محدودی در روز را در نظر بگیرید. مثل ساعات بعد از ناهار که کم انرژی هستید. به هیچ عنوان ساعات ابتدایی روز که پر انرژی هستید و ذهنتان آماده انجام کارهای مهم است را با انجام این کارها هدر ندهید.
برای اینکه سوشالها حواستان را پرت نکند میتوانید گوشی تلفن را دور از دسترس قرار دهید یا با یک اپلیکیشن سوشالها را در طول فعالیت مفیدتان قفل کنید تا به آنها دسترسی نداشته باشید.
کلام پایانی
در این مقاله سعی داشتم کارکرد ماتریس آیزنهاور را برای شما توضیح دهم. پیشنهاد میکنم دفتر یا دفترچهای را برای انجام این روش مدیریت زمان در نظر بگیرید. هر چند اپلیکیشنهای زیادی طبق این متد پیاده سازی شدهاند که میتوانید از آنها نیز استفاده کنید. اگر مایل بودید به جای روش دستی از این اپلیکیشنها استفاده کنید، میتوانید با گوگل کردن تعداد زیادی از آنها را پیدا کنید. هر چند اگر مایل باشید ما میتوانیم آنها را به شما معرفی کنیم. کافی است بخواهید!
اگر سوال، تجربه یا پیشنهادی درباره ماتریس آیزنهاور دارید، لطفا با من و سایر خوانندگان این مقاله چیاب درمیان بگذارید.
برای اطلاع از آخرین تخفیف ها و دورههای آموزشی و مطالب مختلف به روز ما، در کانال تلگرام چ یاب عضو شوید.
منبع: luxafor.com
