تابحال پیش آمده که بخواهید کاری مهم را انجام دهید ولی آن را فراموش کنید و بگوید ای کاش یادداشت اش میکردم یا کسی آن را به من یادآوری میکرد؟ چیزی که شما هم مثل بقیه به آن احتیاج دارید برنامهای برای یادداشت و منظم کردن کارهای شماست. برنامهای که کارهای مهم تان را در قالب لیست های مختلف دسته بندی کند و قابلیت های مختلف از جمله یادآوری و یا مرتبسازی بر اساس اهمیت داشته باشد. هدف همهی برنامههای لیستساز دو چیز است: افزایش سودمندی و کاهش استرس!
Microsoft To-Do چیست؟
حالا میخواهیم یکی از بهترین اپلیکیشن و نرم افزارهای مخصوص در این زمینه را به اسم Microsoft To-Do که همانطور که از نامش پیداست محصول شرکت مایکروسافت است را به شما معرفی کنیم.
این برنامه رایگان و کاربردی از طریق وبسایت آن، اپلیکیشن اندروید و iOS و نرم افزار آن برای ویندوز قابل دسترسی است و همهی این ها با اکانت مایکروسافت شما کار خواهند کرد و بنابراین با هم سینک هستند یعنی اگر برای مثال در اپلیکیشن لیست های خود را تغییر دهید از طریق نرم افزار ویندوز هم میتوانید این تغییرات را مشاهده کنید.
ذهن شما برای ساختن ایدهها درست شده است، نه نگهداری آنها
– دیوید آلن
شروع به کار و ساختن لیست
تصاویر زیر مربوط به نسخه دسکتاپ این نرم افزار میباشند ولی طرز کار این برنامه در تمامی نسخه ها مشابه است و فقط از لحاظ اندازه با یکدیگر متفاوت اند.
ابتدا نسخه مورد نظر خود را دانلود و نصب کرده و سپس از طریق اکانت مایکروسافت خود در برنامه ثبت نام کنید و وارد محیط آن شوید. برنامه در اولین ورود به طور خودکار لیست My Day و تسک ها یا کارهای مربوط به آن را نشان میدهد.اگر نمیخواهید لیست های جدید بسازید میتوانید کارهای خود را در همین جا اضافه کنید. ولی اگر میخواهید کارهای خود را دسته بندی کنید و لیست های متفاوت بسازید، مانند تصویر زیر برروی گزینه New List کلیک کنید و نام آن را به دلخواه تغییر دهید. میتوانید به هر تعداد که خواستید لیست های متفاوت بسازید.
افزودن تسک یا کار جدید
برای افزودن تسک یا کار جدید در microsoft to do ابتدا برروی لیست مورد نظر خود کلیک کنید و سپس در محیط نمایش داده شده گزینه Add A Task را زده، سپس نام تسک را نوشته و در نهایت گزینه Add را بزنید.
جزییات تسک ها و لیست ها
با کلیک بر روی هر کدام از تسک ها وارد صفحه جزییات آن میشوید که کارهای مختلفی میتوان در آن انجام داد. برای مثال میتوانید با وارد کردن تاریخ در قسمت Add Due Date برای آن تاریخ ددلاین تعیین کنید. همچنین با وارد کردن تاریخ در قسمت Remind Me میتوانید آن را به لیست کارهایی که میخواهید در تاریخ و ساعتی خاص به شما یادآوری شود اضافه کنید. اگر بخواهید میتوانید برای تسک خود یادداشتی هم بنویسید و سپس گزینه Save یا ذخیره را بزنید.
در همان قسمت تسک های یک لیست، اگر تسکی دارید که میخواهید همواره آن را تکرار کنید، ابتدا روی تسک کلیک کنید تا بتوانید مشخصاتش را ببینید، سپس گزینه Repeat را انتخاب کنید و از میان گزینههای روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و یا مورد دلخواه یکی را انتخاب کنید. همچنین microsoft to do این امکان را به شما میدهد تا بتوانید تسک را به چند مرحله بشکنید و برای آن چندین قدم مختلف تعیین کنید و آن ها را یکی یکی انجام دهید. این کار را با گزینه Add Step انجام دهید.
اتمام تسک ها
وقتی که تسکی را کامل انجام دادید بر روی دایره سمت چپ تسک کلیک کنید تا تیک بخورد. اگر هم میخواهید از لیست حذف شود روی آن کلیک راست کرده و گزینه حذف را انتخاب کنید.
جزییات لیست ها
روی لیست دلخواه خود کلیک کرده و از سمت راست صفحه روی الیپسیس یا آیکون سه نقطه کلیک کنید. از منوی باز شده و با کلیک برروی آیکون مداد کنار Rename list میتوانید برای لیست خود آیکون دلخواه و مرتبطی انتخاب کنید تا از بقیه متمایز شود. همچنین میتوانید با انتخاب گزینه Sort تسک های موجود در یک لیست را به دلخواه خود مثلا براساس میزان اهمیت یا ددلاین آن مرتب کنید. بعلاوه از قسمت Theme میتوانید رنگ هر لیست را به دلخواه عوض کنید.
تنظیمات برنامه
در نهایت میتوانید تنظیمات خاصی را برای برنامه در نظر بگیرید. برروی اسم خود که در گوشه سمت چپ بالای برنامه است کلیک کرده و گزینه Setting را انتخاب کنید. در این صفحه، میتوانید گزینه Confirm Before Deleting را خاموش یا روشن کنید که بدان معنی است که قبل از حذف کردن اطمینان حاصل کنید یا خیر. همچنین میتوانید تم اصلی برنامه را از بین حالات روشن و تاریک و تم ویندوز انتخاب کنید.
با انجام کارهای ضروری شروع کنید، سپس کارهایی را که ممکن اند انجام دهید، و ناگهان خواهید دید که درحال انجام کارهای غیرممکن هستید.
– فرانسیس آسیزی
باکت لیست (لیست آرزوها)
یکی دیگر از قابلیتها و استفادههای مفید برنامه microsoft to do ، تنظیم و برنامهریزی برای باکت لیست یا لیست آرزوهاست. این لیست در اصل به معنی لیست کارهایی است که میخواهید قبل از مردن انجام دهید ولی من این تعبیر را خیلی دوست ندارم برای همین تعبیر مورد نظر خودم را برایش میگویم: لیست تمام کارها و چیزهایی که درحال حاضر بهنظر شما دستنیافتنی میآیند.
ممکن است فکر کنید این لیستی است که ممکن است هیچ کدام از تسکهای آن خط نخورند ولی مطمئن باشید اگر چندین سال پیش باکت لیستی مینوشتید الآن میتوانستید چند مورد از آن را خط بزنید. کارها و اهدافی که در گذشته مانند آرزوهایی دستنیافتنی به نظر میرسیدند حالا میتوانند تنها جزئی ناچیز از روزمره شما باشند اگر با دقت بیشتر به آنها نگاه کنید. پس اگر تابحال همچین لیستی را ننوشتهاید همین حالا اقدام کنید و هرچه دل تنگتان میخواهد را در این لیست بنویسید. هیچ محدودیتی برای آرزوها وجود ندارد!
اگر فرد منظمی باشید و بخواهید کارهای خود را دستهبندی و لیستبندی کنید، این برنامه به یکی از پراستفادهترین برنامههای روزانه شما تبدیل خواهد شد. رابط کاربری ساده و جذاب، قابلیتها و جزییات فراوان و کاربرد بسیار زیاد، microsoft to do را به یکی از بهترین برنامههای لیست نویسی و برنامهریزی تبدیل کرده است.
امیدوارم از این پست استفاده لازم را برده باشید. همچنین ما و دیگر خوانندگان این پست مشتاقیم تا باکت لیست شما را ببینیم. دیدن باکت لیست دیگران میتواند ایدهها و انگیزههای خوبی را به ما بدهد تا بتوانیم باکت لیست خود را بنویسیم.
امیدواریم روزی برسد که بتوانیم لیست “آرزوهای دستنیافتنی” را به “کارهایی که امروز باید بکنم” انتقال دهیم!
