آموزش ویرایش و مدیریت اسناد در گوگل داکیومنت

        

گوگل docs یا همان گوگل داکیومنت ابزاری مشابه مایکروسافت ورد است که توسط گوگل و در فضای ابری گوگل درایو در اختیار کاربران قرار گرفته است. این ابزار جهت رقابت با مایکروسافت ورد ساخته شده است و تا حدودی موفق هم بوده است.

یکی از دلایل انتخاب این ابزار این است که گوگل داکیومنت رایگان است همانند گوگل اسلاید و گوگل شیت. همچنین می‌توانید فایل‌های خود را به راحتی با دیگران به اشتراک بگذارید و به صورت گروهی یک فایل را ویرایش کنید.

گوگل داکیومنت برای مدیریت اسناد و فایل‌های متنی شما کاملا مناسب است. در تمام وسایل هوشمند شما قابلیت استفاده دارد و تنها چیزی که برای کار کردن با آن لازم دارید، اینترنت و یک مرورگر وب یا نسخه‌ی موبایل این برنامه ها است! این ابزار گوگل از فرمت‌های .doc  ، .docx ،  .txt ،  .rtf، و .odt پشتیبانی می‌کند و همچنین به صورت آنلاین و آنی عملیات تبدیل فرمت فایل‌ها را نیز انجام می‌دهد.

اما برای کار کردن با این ابزار و بهره بردن از ویژگی‌های خوب آن باید ابتدا با گوگل درایو آشنا شوید و سپس به سراغ یادگیری عملیات‌های قابل در ابزار گوگل داکیومنت بروید. همراه ما باشید…

در ادامه خواهید دید؛

• آشنایی با رابط کاربری google docs
• ویرایش متن در گوگل داکیومنت
• وارد کردن و ویرایش تصاویر
• افزودن لینک به اسناد در ابزار گوگل docs

رابط کاربری گوگل داکیومنت

برای استفاده از این ابزار ابتدا باید وارد حساب کاربری گوگل خود شوید و سپس به آدرس https://docs.google.com/ بروید و بر روی گزینه‌ی blank کلیک کنید تا یک فایل سند جدید برای شما باز شود.

در رابط کاربری گوگل داکیومنت یک نوار ابزار در بالای صفحه وجود دارد که این نوار ابزار امکاناتی همچون تغییرات متن، به اشتراک گذاری سند، ذخیره‌ی فایل و … را در خود جای داده است.

امکانات و تنظیمات صفحه

وقتی به دنبال تنظیم یک سند هستید، ممکن است لازم باشد تنظیمات را به صورت موردنیاز خود تغییر دهید؛ به عنوان مثال شاید بخواهید جهت گیری صفحات و افقی و عمودی بودن را تغییر دهید، یا سایز برگه‌ها را عوض کنید. می‌توانید به تمام تنظیمات مربوط به صفحات از طریق زیر دسترسی داشته باشید.

ابتدا بر روی سربرگ File کلیک کنید و سپس روی Page setup کلیک کنید.

 

در این پنجره شما قادر خواهید بود بسیاری از ویژگی‌ها را شخصی سازی کنید و مطابق میل و نیاز خود تغییر دهید. ویژگی‌هایی همچون:

 

• Page orientation : تعیین جهت قرار گیری صفحات؛ افقی یا عمودی (حالت عمودی یا portrait به صورت پیش فرض تنظیم شده است.)
• Page margins: به فضای بین متن و لبه‌های صفحه گفته می‌شود.
• Paper size: سایز صفحات را با استفاده از این گزینه می‌توانید تغییر دهید. این ویژگی بیشتر برای زمانی کاربرد دارد که می‌خواهید اسناد خود را بر روی برگه‌هایی با سایز متفاوت چاپ کنید. به صورت پیش فرض A4 به عنوان سایز برگه‌ها انتخاب شده است.
• Page color: رنگ پس زمینه‌ی صفحات را می‌توانید با این گزینه تغییر دهید. این ویژگی بیشتر برای زمانی مناسب است که می‌خواهید اسناد خود را در اینترنت منتشر کنید و زیبایی و متمایز بودن اسناد از نظر شما اهمیت دارد.

ویرایش متن در گوگل داکیومنت

اگر از نرم افزار مایکروسافت ورد تا کنون استفاده کرده‌اید باید بدانید که ویرایش و کار با متن در ابزار گوگل داکیومنت همانند ورد است. اگر هم تجربه‌ی کار با ورد را ندارید، نگران نباشید؛ یادگیری این مرحله بسیار آسان است. در ادامه به راحتی یاد می‌گیرید چطور با متن در ابزار گوگل docs کار کنید.

عملیات های اصلی متن

ابتدا در صفحه‌ی خالی بر روی بالا سمت چپ کلیک کنید تا یک خط عمودی چشمک زن مشاهده کنید. معمولا در ابتدا، از بالا سمت چپ قادر به نوشتن متن هستید. سپس متن خود را بنویسید.

قبل از انجام هر عملیاتی بر روی متن لازم است که آن قسمتی که مایل هستید را انتخاب کنید. برای اینکار بر روی ابتدای جایی که می‌خواهید کلیک کنید و سپس نگه دارید و تا جایی که می‌خواهید موس را بکشید و سپس رها کنید. قسمتی که انتخاب می‌شود به صورت هایلایت و با رنگ آبی معمولا مشخص می‌شود.

 

حذف کردن متن

اگر قسمتی از متن که مایل هستید حذف شود را از قبل انتخاب کرده‌اید کافیست بر روی دکمه‌ی delete صفحه کلید خود کلیک کنید.

اگر اشاره گر متن (همان خط عمودی چشمک زن) در جایی قرار دارد که می‌خواهید حروف پیش از آن را پاک کنید، دکمه‌ی Backspace از صفحه کلید را فشار دهید. همچنین اگر مایل هستید متنی که پس از اشاره‌گر متن آماده است را حذف کنید، دکمه‌ی delete را فشار دهید.

اگر قسمتی از متن را انتخاب کرده باشید و شروع به نوشتن کنید، آن قسمت انتخاب شده به صورت خودکار حذف می‌شود.

کپی کردن، بریدن و جایگذاری متن

به هر دلیلی ممکن است شما بخواهید قسمتی از متن را دوباره تکرار کنید و یا قسمتی را جایجا کنید. برای تکرار کردن کافیست متنی که مایل هستید را انتخاب کنید و سپس کلیک راست را بزنید و پس از آن بر روی کپی copy کلیک کنید. در انتها هر جایی که مایل هستید کلیک کنید و پس از مشاهده شدن اشاره گر متن، دوباره کلیک راست کنید و بر روی paste کلیک کنید. دقیقا همین عملیات برای جابجایی متن باید انجام شود با این تفاوت که بجای copy، باید بر روی cut کلیک کنید.

همچنین توصیه می‌شود برای انجام سریعتر این عملیات از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید که به شرح زیر هستند:

کپی کردن قسمتی از متن پس از انتخاب آن قسمت:

Ctrl+C (Windows)

 Command+C (Mac) 

کات کردن یا بریدن قسمتی از متن پس از انتخاب آن قسمت:

Ctrl+X (Windows)

 Command+X (Mac)

جایگذاری یا همان paste کردن پس از آنکه اشاره گر متن را در جای مورد نظر قرار دادید:

Press Ctrl+V (Windows)

Command+V (Mac)

همچنین یک روش دیگر برای جابجایی متن وجود دارد، آن هم این است که قسمتی از متن را که مایل هستید انتخاب کنید و سپس کلیک کنید و آن را نگه دارید و بکشید تا جایی که مایل هستید و سپس رها کنید تا متن در جای جدید قرار بگیرد. به این عملیات drag and drop می‌گویند که drag به معنای انتخاب کردن و کشیدن و drop به معنای انداختن است.

وارد کردن کاراکترهای خاص در متن

گوگل داکیومنت دامنه‌ی گسترده‌ای در کاراکترهای خاص را در اختیار شما قرار داده است که به راحتی می‌توانید استفاده کنید. برای اینکار مراحل زیر را طی کنید:

چک کردن املای کلمات

به صورت پیش فرض گوگل داکیومنت املای کلمات را چک می‌کند و اگر ایرادی پیدا کند به شما پیشنهاد می‌دهد. کلماتی که برای آنها پیشنهاداتی وجود دارد، با خط قرمزی که زیر آنها کشیده می‌شود، مشخص می‌شوند.

برای استفاده از این پیشنهادات، بر روی کلمه‌ای که مشخص شده راست کلیک کنید، سپس منویی حاوی پیشنهادات نمایش داده می‌شود که می‌توانید نحوه‌ی درست کلمه را انتخاب کنید. پس از آن کلمه به شکل درست، جایگزین کلمه‌ی غلط خواهد شد.

پیدا کردن و جایگذاری عبارات در متن

وقتی با یک فایل طولانی سر و کار داشته باشید و بخواهید یک کلمه یا عبارت را پیدا کنید و با کلمه‌ای دیگر جایگزین کنید، این کار به کمک شما می‌آید. گوگل داکیومنت می‌تواند این کار را به صورت خودکار انجام دهید کافیست مراحل زیر را انجام دهید:

پیدا کردن کلمات

1- بر روی سربرگ edit کلیک کنید و سپس Find and replace را انتخاب کنید.

2- در قسمت find کلمه‌ای که به دنبال آن هستید را وارد کنید. پس از وارد کردن کلمه، تعداد آن کلمه در متن نمایش داده می‌شود و همچنین آن کلمه در تمام متن به صورت هایلایت مشخص می‌شود.

3- اگر این کلمه بیشتر از یک بار در متن آمده است می‌توانید از دکمه‌های Prev  و Next استفاده کنید تا نمونه‌ی قبلی و بعدی آن کلمه در متن را ببینید.

جایگزین کردن کلمه‌ی جدید

1- پس از آنکه کلمه‌ی مدنظر را در قسمت find نوشتید، در قسمت replaced with متنی را که مایل هستید جایگزین شود وارد کنید.

2- اگر می‌خواهید در تمام متن این جایگزینی صورت گیرد بر روی Replace all کلیک کنید. در غیر این صورت با استفاده از دکمه‌های prev و next کلمه‌ی مدنظر خود را بیابید و سپس بر روی replace کلیک کنید تا جایگزین شود.

 

تغییر قالب بندی متن

برای ساخت و طراحی یک سند با کیفیت، لازم است با تنظیمات و قالب بندی متن به خوبی آشنا باشید. همچنین با استفاده از یک قالب بندی درست متن، می‌توانید توجه کاربر را به پیام اصلی خود منعطف کنید. در ادامه ویژگی‌هایی برای متن یاد می‌گیرید.

نوارابزار تنظیمات متن

گوگل داکیومنت همانند نرم افزار مایکروسایت ورد امکاناتی برای ویرایش متن و بهبود آن قرار داده است که این امکانات در نوار ابزاری در بالای صفحه قابل مشاهده هستند.

 

تغییر فونت

می‌توان گفت مهم‌ترین ویژگی یک متن و موثرترین ویژگی همان فونت متن یعنی قلم متن است. اگر مایل هستید بیشتر در مورد فونت بدانید به آموزش فونت مراجعه کنید. مراحل زیر را برای تغییر فونت یک متن طی کنید:

• اگر می‌خواهید فونت‌های بیشتری به لیست فونت‌های خود در گوگل docs اضافه کنید، می‌توانید با کلیک کردن بر روی More fonts در ابتدای منوی کشویی فونت ها، این کار را انجام دهید.

تغییر سایز متن

• می‌توانید با کلیک کردن بر روی عدد موجود در قسمت font size، عدد قبلی را پاک کنید و عدد مدنظر خود را تایپ کنید و سپس اینتر را بزنید.

تغییر رنگ متن

• اگر بر روی custom کلیک کنید، می‌توانید رنگ مخصوص به خود را از طیف گسترده‌تری انتخاب کنید؛ همچنین می‌توانید کد هگز رنگ را وارد کنید.

سایر تنظیمات متن

برای اعمال کردن این تنظیمات می‌توانید مشابه موارد بالا عمل کنید.

تغییر جهت متن

همانطور که گفتیم به صورت پیشفرض اشاره گر متن در سمت چپ است زیرا زبان پیشفرض ابزار گوگل داکیومنت، انگلیسی است. اما برای ما که فارسی زبان هستیم، باید فایل اسناد را به صورتی تنظیم کنیم که متون از راست به چپ نوشته شوند. یعنی اگر زبان مورد استفاده‌ی شما به صورتی است که باید از راست به چپ نوشته شود می‌توانید از طریق گزینه‌هایی که در تصویر مشخص است؛ چپ چین و یا راست چین بودن متن را انتخاب کنید.

 

برای تغییر نوع قرار گیری متن، می‌توانید از ویژگی‌های زیر استفاده کنید: (این موارد با مورد بالا متفاوت هستند، یعنی با استفاده از این موارد می‌توانید متنی با زبان انگلیسی که حروف آن از چپ به راست نوشته می‌شوند را در سمت راست صفحه قرار دهید.)

 

• در چپ ترین قسمت می‌توانید حالت left align را انتخاب کنید و متن در سمت چپ صفحه قرار می‌گیرد.
• Center align برای حالتی است که می‌خواهید متن در وسط صفحه قرار بگیرد.
• Right align برای زمانی مناسب است که می‌خواهید متن در سمت راست صفحه قرار بگیرد.
• Justify گزینه‌ای است که به شما اجازه می‌دهد متن را تراز کنید یعنی هم از سمت راست و هم چپ متن به حد و مرز صفحه می‌چسبد، مانند همین متن که مشاهده می‌کنید. این گزینه معمولا در مجلات و روزنامه‌ها برای مرتب تر شدن متن و صفحه استفاده می‌شود.

تغییر ظاهر متن

• از گزینه‌ی B به معنای Bold در نوار ابزار استفاده کنید تا متن به صورت توپر و یا همان پررنگ نمایش داده شود.
• گزینه‌ی I به معنای Italic برای زاویه دار کردن متن است.
• گزینه‌ی U به معنای Underline برای زیرخط دار کردن متن است.

• تغییر فاصله‌ی بین خطوط: برای اعمال فاصله بین خطوط می‌توانید از گزینه‌ی Line spacing که در نوار ابزار است، استفاده کنید و سایز مدنظر خود را انتخاب کنید. همچنین از طریق گزینه‌ی Custom spacing می‌توانید عدد فاصله را خودتان وارد کنید.

• اعمال فاصله قبل و بعد از پاراگراف: در همان منوی تغییر فاصله‌ی خطوط دو گزینه برای ایجاد فاصله بین پاراگراف‌ها نیز وجود دارد. یک گزینه Add space before paragraph است که بالای پاراگراف فاصله‌ای ایجاد می‌کند و گزینه‌ی دیگر Add space after paragraph است که زیر پاراگراف فاصله‌ای ایجاد می‌کند. از طریق گزینه‌ی Custom spacing می‌توانید فاصله‌ی بین پاراگراف‌ها را تغییر دهید.

• برای حذف کردن فواصل میان پاراگراف ها، دقیقا مشابه بالا عمل کنید و این بار گزینه‌های Remove space before paragraph و Remove space after paragraph در دسترس خواهد بود که فاصله‌ها را از بین می‌برند.

 

ایجاد لینک در اسناد گوگل داکیومنت

هایپرلینک به لینک‌هایی گفته می‌شود که در خلال متن هستند و به یک صفحه‌ی وب یا URL اشاره می‌کند. و کاربر با کلیک کردن بر روی آنها می‌تواند صفحه‌ی وب را مشاهده کند.

برای اضافه کردن لینک کافی‌ست مراحل زیر را دنبال کنید:

1- متنی که مایل هستید تبدیل به لینک شود را انتخاب کنید.

2- بر روی دکمه‌ی Insert link در نوار ابزار کلیک کنید. همچنین می‌توانید بر روی متن کلیک راست کنید و link را از منوی کشویی انتخاب کنید یا از میانبر ctrl+K استفاده کنید.

                      

                     

3- آدرس URL مدنظر خود را در کادر Link وارد کنید و سپس apply را بزنید. همچنین می‌توانید متن لینک را از قسمت text تغییر دهید.

• برای حذف کردن و یا تغییر دادن لینک می‌توانید بر روی هایپرلینک ایجاد شده کلیک کنید و سپس در کادر نشان داده شده، بر روی remove (برای حذف کردن) و change (برای تغییر دادن) کلیک کنید.

عملیات تصاویر در گوگل docs

افزودن عکس به اسناد

برای اضافه کردن عکس به ابزار گوگل داکیومنت، روش‌های مختلف و متنوعی در دسترس شما قرار دارند. می‌توانید تصاویر مدنظرتان را از کامپیوتر بارگذاری کنید و یا تصاویر را از اینترنت و به وسیله‌ی آدرس قرار دهید و بسیاری روش های دیگر …

همچنین این ابزار امکان ویرایش و تغییر سایز تصاویر را در اختیار کاربران قرار داده است.

 

آپلود یا بارگذاری تصاویر از کامپیوتر

1- اشاره گر متن را در جایی که مایل هستید قرار دهید

2- از طریق آیکون مربوط به تصویر در نوار ابزار می‌توانید به گزینه‌ی Upload from computer دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید از طریق سربرگ insert و گزینه‌ی Image هم، به Upload from computer دسترسی داشته باشید.

 3- عکس موردنظر را از کامپیوتر انتخاب کنید و سپس open را بزنید.

جستجو برای تصاویر در اینترنت

برای پیدا کردن تصویر مدنظر خود در اینترنت، باید از گزینه‌ی سرچ استفاده کنید. برای اینکار مراحل را دنبال کنید:

1- اشاره گر متن را در جایی که مایل هستید قرار دهید.

2- از سربرگ Insert و گزینه‌ی Image، بر روی Search the web کلیک کنید.

3- در سمت راستی کادری برای جستجو وارد می‌شود که می‌توانید کلمه‌ی کلیدی مدنظر خود را وارد کنید و اینتر را بزنید.

4- سپس از تصاویر نشان داده شده، تصویر را انتخاب کنید و بر روی insert کلیک کنید.

• این تصاویر از سرتاسر وب انتخاب و نمایش داده می‌شوند و مراقب باشید حق کپی رایت را نقض نکنید و از تصاویر رایگان استفاده کنید.
• برای حذف کردن تصویر از سند، بر روی تصویر کلیک کنید و سپس دکمه‌ی Delete یا BackSpace روی کیبورد را فشار دهید.

چند روش دیگر برای وارد کردن عکس در گوگل داکیومنت

Google docs چندین روش دیگر برای وارد کردن تصویر در نظر گرفته است که در ادامه خواهیم گفت.

• شما می‌توانید تصاویر را با استفاده از URL یا همان آدرسشان، در سند خود وارد کنید. که برای اینکار باید بر روی BY URL در منوی مربوط به وارد کردن تصویر، کلیک کنید و در کادری که نشان داده می‌شود، آدرس URL تصویر را جایگذاری کنید و سپس تصویر نمایش داده می‌شود و شما لازم است insert را انتخاب نمایید.

          

                 

• برای افزودن عکس از google photos، کافیست بر روی photos که در منوی image است کلیک کنید آنگاه تصاویری که در ابزار گوگل فوتو دارید، نمایش داده می‌شوند و می‌توانید از آن تصاویر در اسناد خود استفاده کنید. پس از انتخاب عکس مدنظرتان بر روی insert کلیک کنید.

      

• افزودن تصاویر از طریق گوگل درایو، روشی دیگر است که در اختیار کابران قرار گرفته است. برای اینکار بر روی Drive، از منوی تصاویر کلیک کنید. با اینکار به تمام تصاویر موجود در فضای ابری خود دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تصاویر خود را انتخاب کنید و به اسناد وارد کنید.

       

• یک گزینه‌ی دیگر نیز در منوی image وجود دارد به نام camera که با انتخاب کردن آن می‌توانید همان لحظه عکس بگیرید و در اسناد خود قرار دهید. پس از انتخاب این گزینه، کادری مبنی بر اجازه گرفتن از شما نمایش داده می‌شود که با کلیک کردن بر روی گزینه‌ی Allow به مرورگر و یا برنامه اجازه می‌دهید از دوربین گوشی و یا لپ تاپ شما استفاده کند.

ویرایش تصاویر

پس از آنکه تصاویر مدنظر خود را به سندتان اضافه کردید، چندین ویژگی برای ویرایش در اختیارتان خواهد بود که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

اگر بر روی عکس کلیک کنید، چند ویژگی برای آن در زیر تصویر نمایان می‌شود:

• In line گزینه‌ای است که در سمت چپ وجود دارد و با انتخاب آن، تصویر در کنار متن و جزئی از متن خواهد بود.
• Wrap text گزینه‌ای در کنار In Line است و با انتخاب کردن این گزینه می‌توانید تصویر را در هر جای صفحه که دوست داشتید قرار دهید؛ کافیست پس از انتخاب این گزینه روی تصویر کلیک کنید و تصویر را به مکان دلخواه بکشید و سپس رها کنید.
• Break Text گزینه‌ای است که در سمت راست سایر گزینه هاست و با انتخاب آن، تصویر در یک خط و جدا از متن قرار می‌گیرد و متنی کنار تصویر نخواهد بود.

 

تغییر سایز تصاویر

1- برای تغییر سایز تصویر، ابتدا بر روی آن کلیک کنید.

2- 8 مربع کوچک در اطراف تصویر نمایان می‌شود که می‌توانید هر کدام را که مایل هستید بکشید تا سایز تصویر تغییر کند.

• همچنین می‌توانید از طریق منوی مربوط به سه نقطه که در زیر تصویر وجود دارد، به ویرایش های حرفه‌ای تر و بهتری دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال با انتخاب گزینه‌ی size می‌توانید طول و عرض دلخواه خود را وارد کنید و یا در قسمت adjustments، می‌توانید روشنایی و کنتراست تصویر را تغییر دهید.

چندکلام با چ یاب:

سعی کردیم در این پست مهم‌ترین کارهایی که با گوگل داکیومنت می‌توانید انجام دهید را به شما آموزش دهیم. فایل‌های خروجی توسط این ابزار، همچون سایر فایل‌های موجود در گوگل درایو، می‌توانند با دیگران به اشتراک گذاشته شوند و همچنین شما می‌توانید به گروهی فایل‌ها را ویرایش کنید.

امیدوارم که این مطلب مورد استفاده‌ی شما دوستان قرار بگیرد. آیا نکته‌ی دیگری وجود دارد که ما نگفته‌ایم؟ اگر سوال و یا مشکلی هنگام کار با این ابزار داشتید، حتما از ما بپرسید؛ در اسرع وقت پاسختان را ارسال خواهیم کرد. منتظر نظرات، انتقادات و پیشنهاداتتان هستیم.

راستی!

برای مطلع شدن از آخرین آموزش‌ها و اخبار سایت ما، می‌توانید در کانال تلگرام چ یاب عضو شوید.

منابع :

• howtogeek.com
• edu.gcfglobal.org