شروع اکسل با ۱۰ نکته کاربردی

10 نکته کاربردی و ساده اکسل برای تازه کاران

اکسل نام یکی دیگر از مجموعه شناخته شده آفیس است؛ آفیس را بیشتر با نام نرم‌افزار واژه‌ پرداز آن یعنی ورد می‌شناسیم، اکسل نام برنامه کاربردی دیگری از این مجموعه است و مهم‌ترین تفاوت آن با ورد را می‌توان در مجهز بودن آن به عملگر‌های مختلف مانند توابع و فرمول‌های ریاضی دانست. نرم‌افزارهای صفحه گسترده این امکان را فراهم کرده‌اند تا کاربر داده‌های مورد نظرش را وارد صفحات جدول مانند این برنامه‌ها کرده و اعمال منطقی و محاسباتی مختلفی بر روی آن‌ها انجام دهد. مایکروسافت اکسل یکی از برترین نرم‌افزارها در این حوزه است که علاوه بر اینکه از اعمال ریاضی و منطقی فوق‌العاده زیادی پشتیبانی می‌کند، امکان ویرایش ظاهری این صفحات را نیز به کاربرانش می‌دهد. اگر تازه شروع به کار با این برنامه کرده‌اید تا انتهای این مقاله همراه ما باشید. در انتهای این آموزش شما با نحوه فرمول نویسی آشنا شده و برخی از کلمات کلید اکسل را نیز فرا خواهید گرفت که این موارد می‌توانند یادگیری و کار با سایر بخش‌های نرم‌افزار را برای شما آسان‌تر کنند.

باز کردن اکسل و انتخاب یک صفحه گسترده

باز کردن اکسل و انتخاب یک صفحه گسترده

برای شروع ابتدا بر روی آیکون اکسل در دسکتاپ کلیک کرده و یا از طریق منوی استارت نرم‌افزار را پیدا کرده و آن را باز کنید. پس از باز شدن اکسل خواهید دید که بصورت پیش‌فرض حالت کتاب کاری خالی (Blank workbook) توسط نر‌م‌افزار انتخاب شده است. کتاب کاری یک فایل اکسل است که از چند صفحه گسترده تشکیل شده است. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که بر روی Blank workbook کلیک کنید و یا کلید Enter را فشار دهید به محض انجام اینکار یک کتاب کاری با یک صفحه گسترده خالی برای شما به نمایش در ‌می‌آید که می‌توانید با کلیک بر روی سربرگی که با علامت “+” در پایین صفحه قرار دارد، صفحات گسترده دیگری را به فایل خود اضافه کنید. همچنین می‌توانید صفحات گسترده را با کشیدن و درج کردن جابه‌جا کنید و برای هر کدام از آن‌ها نامی تعیین کنید.

سطرها و ستون‌ها در اکسل

صفحات گسترده اکسل چیزی شبیه به یک دفتر حسابداری هستند. ستون‌ها در این صفحات تحت عنوان Field و سطرها با عنوان Record شناخته می‌شوند. قالب کلی صفحات گسترده را می‌توان به تقویم‌ها رومیزی و دیواری هم تشبیه کرد؛ همانطور که می‌دانید ستون‌ها در تقویم روز‌های هفته را مشخص می‌کنند؛ همانطور که در تقویم دو چهارشنبه نداریم (به عبارتی ستون‌ها منحصر به فرد هستند) در اکسل نیز در هر ستون داده‌ی منحصربفردی می‌توان قرار داد. و سطرهایی که در زیر ستون‌ها قرار دارند می‌توانند شامل داده‌های تکراری نیز باشند (درست همانند مثال تقویم که در هر سطر آن تمام روزهای هفته حضور دارند). بطور کلی در هر یک از صفحات گسترده اکسل شما می‌توانید به حداکثر ۵۰ ستون و بیشتر از ۵۰۰۰ سطر دسترسی داشته باشید.

سلول‌های صفحات گسترده

سلول‌های صفحات گسترده

تمام کادرهایی که در محیط اکسل مشاهده می‌کنید یک سلول نامیده می‌شوند؛ یک سلول می‌تواند حاوی یک عدد، حرف، رنگ یا یک فرمول باشد. همچنین هر ردیف یا ستون نیز به تنهایی یک سلول به حساب می‌آید برای مثال می‌توانید یک فرمول یا یک رنگ را علاوه بر یک سلول برای یک ستون یا ردیف نیز تعریف کنید. هر سلول به کمک حرف ستون و عدد ردیفش مشخص می‌شود برای مثال سلول “Cell B16” در ستون B و ردیف شانزدهم قرار دارد.

تغییر ارتفاع و طول سلول‌ها

تغییر ارتفاع و طول سلول‌ها

اندازه پیش‌فرض اکسل برای ارتفاع سلول‌ها ۸٫۴۳ کاراکتر و برای طول ۱۵ کاراکتر است. اگر بخواهید می‌توانید ماوس را به قسمت نام‌ ستون‌ها یا شماره ردیف‌ها ببرید و با فشار دادن چپ کلیک و حرکت دادن ماوس ارتفاع یا طول سلول ردیف یا ستون مورد نظر خود را تغییر دهید و اگر می‌خواهید ارتفاع و طول تمامی سلول‌ها را تغییر دهید باید به سربرگ Home، بخش Cell و سپس منوی Format بروید و از طریق Row Height یا Column Lenght ابعاد سلول‌ها را تغییر دهید. همچنین می‌توانید بخشی از سلول‌ها را به کمک ماوس انتخاب کنید و سپـس با راست کلیک کردن و رفتن به بخش Format مجدداً از طریق گزینه‌های ذکر شده ابعاد سلول‌ها را تغییر دهید.

کامنت

منوها در اکسل‌

منوهایی که در با پس زمینه سبز رنگ در بالای محیط اکسل مشاهده می‌کنید اساس کار با اکسل را تشکیل می‌دهند از طریق منوهای بالا می‌توانید تغییرات ظاهری و محتوایی مورد نظرتان را به محیط صفحه گسترده اعمال کنید. هر کدام از این سربرگ‌ها برحسب عنوانیشان از زیر منوهایی تشکیل شده‌اند و از طریق آن‌ها می‌توانید کتاب کاری خود را از جهت‌های گوناگون ویرایش کنید برای مثال در سربرگ Home می‌توانید از طریق گزینه Merge & Center در بخش Alignment چند سلول را یکی کنید یا از طریق منوی Formulas و بخش Insert Function توابع مختلف را به کار خود اضافه کنید و یا به کمک بخش Insert می‌توانید نمودارهای مختلفی را در کتاب کار خود ایجاد کنید. در بخش منوها امکانات مختلفی وجود دارند که می‌توانند به شما کمک زیادی بکنند و شما می‌توانید با گشت و گذار در محیط این نرم‌افزار با هرکدام از این قابلیت‌ها و شیوه کار آن‌ها آشنا شوید و از آن‌ها در کتاب کار یا صفحات گسترده‌ای ایجاد کرده‌اید استفاده کنید.

تراز کردن سلول‌ها

سربرگ Home را انتخاب کرده و به قسمت Alignment بروید، در اینجا خطوطی با فاصله‌ی کم در دو ردیف خواهید دید. به واسطه‌ی این دو قسمت در اکسل می‌توانید داده‌های موجود در سلول‌ها را بر طبق آنچه که می‌خواهید تراز کنـید. ردیف اول برای تراز کردن عبارت در راستای عمودی به ترتیب از بالا به پایین است و ردیف دوم مخصوص تراز کردن عبارت در راستای افقی است. بنابراین داده‌هایی که در سلول‌ها قرار می‌دهید بطورکلی می‌توانند در ۹ بخش متساوی از آن سلول قرار بگیرند. برای اینکه تغییر محل قرارگیری اعداد و کلمات را در سلول‌ها بهتر درک کنید می‌توانید مطابق راهی که در مورد قبل گفته شد ابعاد سلول‌ها را تغییر دهید.

ذخیره کردن فایل اکسل

ذخیره کردن فایل اکسل

برای ذخیره کردن کتاب کار در اکسل به سربرگ File بروید و بر روی Save as کلیک کـنید و سپس از طریق گزینه Browse محل ذخیره سازی خود را مشخص کرده و برای فایل یک نام تعیین کنید و بر روی Save کلیک کنید. از این پس برای ذخیره کردن فایل کافی است از کلید میانبر Ctrl+Save استفاده کرده و یا بر روی آیکون ذخیره سازی که در قسمت بالای سربرگ‌ها و درست در سمت چپ کلید میانبر برگشت به عقب قرار دارد کلیک کنید.

وارد کردن داده‌ها به نرم‌افزار

سعی کنید چینش اطلاعات ورودی را به حالت بالا به پایین و چپ راست انجام دهید زیرا این ترتیب نظم بهتری به صفحه شما داده و به خوانایی کتاب کاری شما می‌افزاید؛ در صورتی که می‌خواهید داده‌ها را از راست به چپ وارد کنید، می‌توانیـد از طریق سربرگ Page Layout در محیط اکسل و گزینه Sheet Right-to-Left صفحه خود را راست به چپ کنـید. پس سعی کنید تا حد ممکن از این ترتیب پیروی کنید تا علاوه بر موارد ذکر شده در ویرایش‌های بعد کتاب کاری خود به مشکل برنخورید.

وارد کردن فرمول به اکسل

در اکسل توابع مختلفی برای عمل بر روی اعداد تعریف شده‌اند که می‌توانید از آن‌ها در کتاب کاری یا صفحات گسترده خود استفاده کنید. به لطف مایکروسافت ۴۰۰ تابع بطور پیش‌فرض درون اکسل وجود دارد که با هر آپدیت تعداد آ‌ن‌ها افزایش می‌یابد. در واقع اصلی‌ترین تفاوت ورد با اکسل در وجود این توابع است، به عبارت دیگر اکسل بدون این توابع یک نرم‌افزار واژه پرداز است.

در ابتدا سطر اول ستون‌های A و B را با اعداد دلخواه پر کنید سپس به ستون C رفته و فرمول (SUM(A1*B1= را تایپ کنید (علامت ستاره به معنای ضرب است)؛ با تایپ این فرمول اکسل حاصل ضرب اعداد ستون‌ اول و سطر اول و ستون دوم سطر اول را محاسبه کرده و در سطر اول ستون سوم قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید در سلولی که می‌خواهید جواب نمایش داده شود علامت + را در آن سلول وارد کرده و سپس با ماوس سلول A1 را انتخاب کنید و سپس علامت * را وارد کنید و سپس با ماوس سلول B1 را انتخاب کنید از این طریق نیز نرم‌افزار حاصل ضرب A1 و B1 را محاسبه کرده و در سلول انتخابی شما قرار می‌دهد.

اکنون در سلول‌های سطرهای بعدی ستون‌ها A و B اعداد دیگری قرار دهید و سپس سلول C1 را انتخاب کنید و کلید میانبر Ctrl+C را فشار دهید و با نگه داشتن کلید Shift از طریق فلش پایین در کیبورد خود سلول‌های زیرین آن را انتخاب کرده و در آخر کلید Enter را فشار دهید، خواهید دید که فرمولی که در C1 نوشتید بر روی سطرهای بعدی آن اعمال شده و برای مثال حاصل ضرب اعداد سلول‌های A5 وB5 در سلول C5 قرار می‌گیرد.

انتخاب چندین سلول در اکسل‌

گاهاً در اکسل نیاز می‌شود یک صفت یا فرمول را به گروهی از سلول‌ها نسبت داد؛ برای اینکار ابتدا باید سلول‌های مورد نظر خود را انتخاب و اصطلاحاً به حالت فعال در بیآورید. برای شروع به آیکون ماوس خود در صفحه نگاه کنید اگر همانند یک “+” سفید رنگ بود می‌توانید با نگه داشتن کلید چپ ماوس و حرکت دادن آن هر تعداد سلول از هر سطر و ستونی که خواستید انتخاب کنید؛ ضمن اینکه می‌توانید با نگه داشتن کلید Ctrl بخشی را که انتخاب کرده‌اید فعال نگه دارید و مجدداً با انجام اینکار بخش جدید را به بخش انتخابی قبلی اضافه کنید.

برای آگاهی از آخرین مطالب ما و دسترسی سریع به آن‌ها می‌توانید به کانال تلگرام چ‌یاب مراجعه کنید.

1
نظرات

avatar
280
1 رشته نظرات
0 رشته پاسخ‌ها
0 دنبال کننده‌ها
 
دیده شده ترین نظرات
داغترین نظرات
1 نظر نویسنده
علی آخرین نظرات نویسنده
  اشتراک با:  
جدیدترین قدیمی‌ترین بیشترین رای
مرا مطلع کن!
110
عضو
110

بسیار عالی
موفق باشید