آموزش ایجاد امضای دیجیتال در ورد و اکسل

احتمالا تا کنون اسنادی را در قالب فایل متنی مشاهده کرده‌اید؛ این اسناد برای رسمی‌تر و حرفه‌ای تر شدن نیازمند یک امضا هستند. اما این امضا چطور وارد برنامه می‌شود؟ علی الخصوص برنامه های ورد و اکسل که روزانه اسناد زیادی را توسط آنها تولید و منتشر می‌کنیم.

در این پست از سایت چ یاب با مفهموم امضای دیجیتال و نحوه‌ی ایجاد و حذف آن در نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس به خصوص ورد، آشنا خواهید شد؛ با ما همراه باشید…

امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتال یک امضای الکترونیکی، رمزنگاری شده و همچنین مهر تاییدی بر اطلاعات دیجیتال مانند پست‌های الکترونیک یا اسناد الکترونیکی است. امضای دیجیتال تایید می‌کند که اطلاعات از طرف امضا کننده فرستاده شده و تغییر نکرده است. همچنین این امضا باعث اصالت بخشی به کار شما می‌شود و باعث می‌شود کاملا حرفه‌ای به نظر برسید، به خصوص اگر از امضای ایمیل هم استفاده کنید! نحوه‌ی ایجاد امضای ایمیل در پست “با email signature حرفه‌ای تر شوید!” توضیح داده شده است.

ایجاد خط امضای دیجیتال

1- در سندی که ایجاد کرده‌اید، اشاره‌گر موس را در مکانی که مد نظرتان است قرار دهید.

2- سپس به تب insert بروید و در قسمتی که مختص به Text است کشوی مربوط به Signature Line را باز کنید و از بین گزینه‌ها، Microsoft Office Signature Line را انتخاب کنید.

3- در پنجره‌ی بازشده (Signature Setup) اطلاعاتی را که مایل هستید زیر امضای دیجیتال شما نمایش داده شوند، وارد کنید.

•  Suggested signer: نام کامل امضاکننده
• Suggested signer’s title: عنوان امضاکننده یا منسب شغلی
• Suggested signer’s e-mail address: آدرس ایمیل امضاکننده در صورت تمایل
• Instructions to the signer: توضیحاتی برای امضا کننده؛ مانند : ” قبل از امضا کردن محتوای متن را بررسی کنید.”

4- یک یا دوتا از چک‌باکس ها را انتخاب کنید.

• Allow the signer to add comments in the Sign dialog box:

به امضا کننده، اجازه می‌دهد که هدف خود از امضا را شرح دهد.

• Show sign date in signature line:

تاریخ امضا را نمایش می‌دهد.

ایجاد یک دیجیتال ID برای مجموعه ی آفیس

به احتمال فراوان، پیش از آنکه بتوانید خط امضا را امضا کنید با اروری مواجه خواهید شد مبنی بر اینکه شما digital id ندارید و در نتیجه نمی‌توانید فایل را امضا کنید. راه حل این موضوع در زیر آمده است. همچنین برای نسخه های مختلف ویندوز، تفاوت ها را نوشته ایم. نسخه ی ویندوز 10 را به عنوان سیستم عامل پیشفرض در نظر گرفته ایم.

 

1- اگر ویندوز شما نسخه ی 64 بیتی است به ” C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16” بروید و در غیر این صورت به ” C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\ ” بروید.

• برای ویندوز 8 به آدرس ” C:\Program Files\Microsoft Office\<Office version>\” بروید.

 

2- بر روی SelfCert.exe کلیک کنید. سپس پنجره‌ی Create Digital Certificate  باز می‌شود.

• برای ویندوز 7 و پایین تر مراحل زیر را انجام دهید:

در منوی استارت All Programs را انتخاب کنید و سپس بر روی Microsoft Office کلیک کنید و پس از آن Microsoft Office Tools. در ادامه بر روی Digital Certificate for VBA Projects کلیک کنید. پنجره‌ی Create Digital Certificate  نمایان می‌شود.

 

 

3- در کادر Your certificate’s name نامی که برای گواهی تایید خود در نظر دارید، وارد کنید و سپس ok را بزنید.

4- اگر پیامی مبنی بر موفقیت چاپ شد یعنی کار به درستی انجام شده است.

وارد کردن امضای دیجیتال روی خط امضا

وقتی که خط امضا را امضا کنید یک حالت نمایشی قابل مشاهده از امضای شما و امضای دیجیتال شما نمایان می‌شود.

 1- در فایل ایجادشده، روی خط امضا کلیک راست کنید.

  2- در فرم بازشده، روی Sign کلیک کنید.

3- برای انتخاب کردن عکس امضای خود، روی Select Image  کلیک کنید، در پنجره‌ی Select Signature Image مکان مربوط به عکس امضای خود را پیدا کنید و آن را انتخاب کنید و سپس روی Select  کلیک کنید.

• برای اضافه کردن امضای خود به صورت دست‌نویس (فقط برای کاربران تبلت)، نام خود را با استفاده از ویژگی inking  در کادر کنار X واردکنید.

4- روی Sign کلیک کنید.

5- دکمه‌ی مربوط به امضاها در پایین صفحه‌ی سند شما ایجاد شده است.

حذف کردن امضای دیجیتال قابل مشاهده

1. سندی را که شامل امضای مورد نظرتان است، باز کنید.
2. روی خط امضا راست کلیک کنید.
3. روی Remove Signature  کلیک کنید سپس Yes را انتخاب کنید.

• میتوانید امضای خود را با کلیک کردن روی پیکانی که کنار امضا در قسمت Signature Pane است و انتخاب Remove Signature حذف کنید.

افزودن امضای دیجیتال غیرقابل مشاهده

برای حفاظت از اعتبار یک سند، می‌توانید امضای دیجیتال نامرئی را اضافه کنید. اسناد امضا شده دارای دکمه امضا شده در پایین سند هستند.

1. روی تب File کلیک کنید و سپس Info را انتخاب کنید.
2. روی Protect Document، Protect Workbook یا  Protect Presentation کلیک کنید.
3. Add a Digital Signature را انتخاب کنید.
4. پیام مربوط به ورد، اکسل و یا پاورپوینت را بخوانید سپس OK را انتخاب کنید.
5. هدف امضا را در قسمت Purpose for signing this document  در پنجره‌ی Sign  وارد کنید و سپس Sign را انتخاب کنید.

• پس از آن که فایل به صورت دیجیتالی امضا شد، دکمه امضا شده نمایان می‌شود و برای جلوگیری از تغییرات فایل به حالت فقط خواندنی تبدیل می‌شود.

حذف امضای دیجیتال غیرقابل مشاهده

1. سندی را که مدنظرتان است، باز کنید.
2. روی تب File کلیک کنید و سپس Info را انتخاب کنید.
3. روی View Signatures کلیک کنید. Signatures pane ظاهر می‌شوند.
4. کنار نام امضا روی پیکان کلیک کنید.
5. Remove Signature را انتخاب کنید و Yes  را بزنید.

چند کلام با چ یاب:

امیدواریم که این مطلب برای شما مفید واقع شود و از امضای دیجیتال برای بالا بردن امنیت و همچنین تایید هویت اسناد خود، استفاده کنید.

نظرات، انتقادات و پیشنهادات خود را در قسمت نظرات برای ما ارسال کنید. همچنین در انتهای پست می توانید آموزش ویدیویی این مبحث را مشاهده کنید.

راستی!

جهت اطلاع از آخرین اخبار و آموزش های ما می‌توانید در کانال تلگرام چ یاب عضو شوید.